【配慮はしても遠慮はするな】社会人で大事な考え方

こんにちは！なのかです！

社会人のみなさん

上司が忙しそうだから相談するのはやめて、自分で考えてみようかな

と考えて、自分でも考えが深まらずに時間が経ってしまったという経験はありませんか？

きっと上司に遠慮して、まだ自分でも考えられるはずと思っているのでしょう。

しかしこれで時間を大幅に費やし、その時間でできたはずのことができていないのは良くないです。そしてこれを何度も繰り返すことも結果的に成果を出すためには遠回りになってしまいます。

これを解決するために今回は「遠慮ではなく、配慮をしよう」ということを伝えたいと思います。

遠慮と配慮

まず遠慮と配慮について解説します。

遠慮とは

wiktionaryによると、

1. 他人に気を配って、言動を慎み控えること。
2. 事情や状況を考えて、辞退すること。断ったりやめたりすることを婉曲に言う語。
3. 席をはずすこと。
4. （原義）遠い将来のことをよく考えること。
5. 江戸時代の刑の一つ。軽い謹慎罪であり、武士や僧侶に対し、門を閉じて昼間の外出を禁止したが、夜間のくぐり門からの外出は黙認された。

今回の遠慮は①の他人に気を遣って、言動を慎み控えることです。これを噛み砕いて説明すると、他人の状況や考えを考慮して、自分の行動や発言を控えることです。

配慮とは

wiktionaryによると、

相手の相手のためにあれこれと気を配ること。

これを噛み砕いて説明すると、他人の状況や考えを念頭に置いて、相手にとって最良の行動を取ることです。

遠慮と配慮の違い

上記のふたつからわかる遠慮と配慮の違いは

遠慮は自分のためであり、配慮は相手のためであるということです。

先ほどの例である以下のような考え方はどうでしょうか？

　

上司が忙しそうだから相談するのはやめて、自分で考えてみようかな

上司が忙しそうだから（貴重な時間を取るのは申し訳ないから）相談するのはやめて・・・となっていると思います。この「申し訳ない」は自分が貴重な時間を奪ってしまい、相手が迷惑だと思ったら嫌だという含みが入っていませんか？これは自分視点の考えですよね。

ということは遠慮です。

これを上司の立場で考えてみてください。部下が困っていて、納期ギリギリに相談してきたらどうでしょうか？例えば今回は上司側が作って欲しい資料があると依頼していて、ギリギリに相談されたものが自分が想定している方向性と全く違ったら。

もしかしたら夜中まで残業して、作り直さないといけなくなるかもしれない。そうなると上司だけではなく、あなたも不利益を被ることになります。

上司の立場からすると手戻りがあるのは自分の時間をより圧迫することになるので、避けたいところです。しかしこれを早い段階で相談されていれば、方向性を一致させることができ、手戻りや不要な時間を削減することができます。

遠慮をすることによって将来不利益を被る可能性があります。そのため遠慮をしない方が良いです。

しかしながら、資料を全く作らずにどういうことを書いたらいいですか？と丸投げのような質問をされたらどうでしょうか？忙しい中内容を考えて答えることは大変です。

そこで配慮が出てきます。資料の目的を自分で仮説立てて、壁打ちとして聴きにいくのです。そうすると提示した仮説に対して方向性が合っているのか違うのかと答えることができ、上司も負担が少なくなります。

これは互いにwin-winです。部下は疑問に思うところを解決できる・上司は将来の不利益を解消することができる。

相手にとって最善の選択になるよう配慮をすることを意識しましょう。

配慮するために意識すること

質問はクローズドクエスチョンにする

質問の仕方にはクローズドクエスチョンとオープンクエスチョンの2種類あります。

クローズドクエスチョンとは、答えがYes/No、もしくは与えられた選択肢の中から答えられるものです。例としては、「明日の朝ごはんはうどんでいいですか？」という質問です。これは第一声がはいかいいえのどちらかになります。これがクローズドクエスチョンです。

対してオープンクエスチョンは、答えの選択肢がなく、回答者が自由に回答できるものです。例としては、「明日の朝ごはんは何がいいですか？」という質問です。これはご飯がいいかもしれないし、うどんがいいかもしれないし、パンがいいかもしれない。答えが回答者によって無数に考えられます。これがオープンクエスチョンです。

今回は相手が忙しく、時間をとってもらうのが申し訳ないというような場面が想像されます。そんな場面で答えが無数に存在するオープンクエスチョンで質問すると、回答者はどの方向で答えれば良いかわからず、回答するために時間をかける必要があります。しかし、クローズドクエスチョンであれば、Yes/Noもしくは選択肢の中から選ぶことができるので、回答するまでにそれほど時間がかからないでしょう。

これは相手に配慮し、なるべく時間がかからず、負担になりにくい方法を選んでいるということです。

クローズドクエスチョンができる前提には自分で仮説を持っているということがあります。そのため、与えられたタスクに対して目的は何か？何を達成したいのかなどを自分なりの仮説が出せるように習慣づけることが大切です。

相手の就業時間の終了間際や締め切り間際にならないようにする

相手が今日は定時で終わろうと思っていた場合、定時間際に質問が来たら、きっともっと早く質問してと思うでしょう。

これでは相手に配慮できた行動にはなりません。

質問はそもそも相手にとっては予想外のタイミングで来ることになります。その場合、質問に答えるというタスクを挟むことになり、相手のスケジュールはズレます。スケジュールがずれてしまうことの相手に対する悪影響をなるべく減らしたいですよね。

その一つの観点が時間だと思います。相手が余裕を持つことができなくなる時間である就業時間の終了時間や締め切り時間に対して余裕を持った時間を意識しましょう。

コミュニケーション方法をテキストと口頭で分ける

コミュニケーション方法を場面に応じて、メリットが大きいものを使いましょう。

テキストコミュニケーションは、メリットとして好きな時間で返答できることが挙げられます。対してデメリットとしては、文脈や意図がつかう言葉遣いで伝わらない可能性があること、リアルタイムに聞くことができないということが挙げられます。

反対に口頭だと、デメリットとしてその場で時間を取る必要がありますが、メリットとしてその場で理解できているか、意図が伝わっているかを確認しながらコミュニケーションを進めることができます。

テキストコミュニケーションと口頭でのコミュニケーションはそれぞれメリット・デメリットがあり、場面に応じて使い分ける必要があります。

相手にとって今すぐに確認したいことだと思われたり、意図が伝わらず手戻りが発生するなら口頭にしよう。相手が今はミーティングが詰まっていそうだから、手が空いた時間で答えがもらえるようテキストにしよう。

このようにコミュニケーション方法も相手目線に立って意図を持って選びましょう。

まとめ

「【配慮はしても遠慮はするな】社会人で大事な考え方」というタイトルで、遠慮と配慮の切り分けについてご紹介しました。

社会人のみなさんであれば、つまづいたことのある話題かと思います。

仕事を円滑に進めるためにも遠慮ではなく、配慮をすることを意識してみてください。

nanoka

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難関国立大学卒の社会人です！

高校時代は勉強に多くの時間を割き、大学に現役合格。

大学時代はイベント運営や長期インターンなど様々なことに取り組み、社会人に。

現在は資格勉強に奮闘中。